Exchange 2013 – Senden als gesendete Objekte

Wer bereits unter Exchange 2010 die Funktion genutzt hat, beim Senden aus einem anderen Postfach mit der “Senden als”-Berechtigung wird früher oder später bereits den PowerShell-Befehl  Set-MailboxSentItemsConfiguration  kennengelernt haben. Auf diese Weise wurde relativ einfach eine Kopie der gesendeten Nachricht im Freigegebene Postfach abgelegt.

In der Standardkonfiguration wird leider immer im eigenen “Gesendete Elemente”-Ordner gespeichert.
Beispiel: Max Mustermann hat eine eigene Adresse max.mustermann@example.org Zusätzlich hat er auf das Firmenkonto info@example.org Zugriff (Senden Als / Vollzugriff).
Sendet er nun eine Nachricht von info@example.org landet diese im “Gesendete Objekte” von Max Mustermann. Nicht aber vom Info-Postfach. Besonders ärgerlich ist dies, wenn mehrere Benutzer dieses gemeinsame Postfach nutzen und sehen müssen, wer bzw. was bereits geantwortet wurde.

Unter Exchange 2010 gab es diese Funktion bereits mit dem besagten PowerShell-Befehl. Mit Exchange 2013 wurde dies jedoch abgeschafft. Es gab keine Möglichkeit, außer per Registry in jedem Client eine solche Kopie abzulegen.

Mit dem Kumulativen Update CU9 für Exchange 2013 hat Microsoft dies jedoch wieder eingeführt. Stichwort: “Freigegebenes Postfach”.

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Es gibt nun nicht mehr nur (Benutzer-)Postfächer, sondern auch den Reiter “Freigaben”.
Ein Freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) verfügt über kein Passwort und somit keine Anmeldemöglichkeit. Ein AD-Benutzer existiert zwar, ist jedoch deaktiviert. Eine direkte Anmeldung an einem solchen Postfach ist somit nicht möglich. Es kann nur per “Vollzugriff” und “Senden Als” einem weiteren, richtigen Benutzerpostfach zugeordnet werden. “Im Auftrag von” gibt es hierbei nicht.

Ist ein Freigegebenes Postfach erstellt, so kann mit dem Befehl  Set-Mailbox info@example.org -MessageCopyForSentAsEnabled $True  das speichern einer Kopie im gesendeten Ordner des richtigen Postfaches aktiviert werden. Eine Ausfertigung im Benutzerpostfach existiert jedoch immer.

In vielen Fällen besteht jedoch bereits ein Benutzerpostfach, auf das der Befehl nicht angewendet werden kann. Dies resultiert beispielsweise aus einer Migration einer früheren Exchange-Version. Ein Benutzerpostfach kann jedoch in ein Freigegebenes Postfach konvertiert werden:  Set-Mailbox -Identity info@example.org -Type Shared
(Änderung kann jederzeit per Set-Mailbox -Identity info@example.org -Type Regular  Rückgängig gemacht werden!)

Wer auf die Suche im Outlook angewiesen ist, sollte davon jedoch Abstand nehmen. Freigegebene Postfächer bzw. jegliche Postfächer die per Vollzugriff freigegeben sind, können in Outlook nicht vernünftig durchsucht werden. Es wird ausschließlich der jeweils aktive Ordner durchsucht. Verfügt das Postfach über Unterordner, werden diese bei Auswahl des Übergeordneten Ordner NICHT durchsucht. Die einzige Möglichkeit ist es hier, das Postfach einzeln als Benutzerpostfach im Outlook anzufügen oder in den Kontoeinstellungen “Freigegebene Ordner herunterladen” zu deaktivieren.herunterladenLetzteres ist jedoch nur bei bester Internetanbindung möglich, da Outlook lokal nichts mehr zwischenspeichert und vollständig Online arbeitet. Die Suche wird dann, wie im OWA, direkt vom Exchange-Server durchgeführt.

 

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